Einzeltrainer und kleine Schulen
Wer allein oder zu zweit arbeitet, braucht Kundenverwaltung, Terminbuchung und Guthabenverwaltung. Realistisch sind 25 bis 40 Euro im Monat. Bei PfotenCard deckt der Starter-Tarif ab 29 Euro genau diesen Bedarf ab.
Leitfaden
Hundeschule Software: worauf es wirklich ankommt
Eine Hundeschul-Software soll Verwaltung abnehmen, nicht neue schaffen. Dieser Leitfaden beschreibt, welche Funktionen eine Hundeschule tatsächlich braucht, welche Fehler beim Auswählen typisch sind und wie der Umstieg abläuft, ohne dass Kundendaten verloren gehen.
- Sechs Kriterien, an denen sich jede Lösung messen lassen muss
- Typische Fehlkäufe und wie du sie vermeidest
- Realistischer Kostenrahmen für Hundeschulen in Deutschland
- Ablauf eines Umstiegs in vier Schritten
Sechs Kriterien für die Auswahl einer Hundeschul-Software
Die meisten Anbieter werben mit derselben Liste an Schlagworten. Unterscheiden lassen sie sich erst an diesen sechs Punkten – sie entscheiden, ob die Software nach drei Monaten noch benutzt wird.
- 1
Kunden- und Hundeakte in einem Datensatz
Eine Hundeschule verwaltet zwei Ebenen: Menschen und Hunde. Eine Software, die nur Teilnehmerlisten kennt, zwingt dich später zu Notizen am Rand. Achte darauf, dass Rasse, Alter, Impfstatus, Verträglichkeit und Trainingshistorie am Hund hängen – nicht am Menschen.
- 2
Selbstbuchung ohne Doppelbelegung
Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn Kundinnen und Kunden selbst buchen und stornieren. Das funktioniert nur, wenn das System Plätze hart begrenzt, Stornofristen durchsetzt und eine Warteliste automatisch nachrückt.
- 3
Abrechnung, die zur Praxis passt
Hundeschulen rechnen selten nur nach Einzelstunde ab. Prüfe, ob Guthaben auf Vorkasse, Abo-Modelle und Einzelrechnungen parallel möglich sind – und ob Bonusguthaben aus Aktionen sauber von echten Einnahmen getrennt wird, sonst stimmt die Buchhaltung nicht.
- 4
Kommunikation außerhalb von WhatsApp
WhatsApp-Gruppen sind bei Trainingsausfall praktisch und datenschutzrechtlich heikel. Ein integrierter Chat, Push-Benachrichtigungen und ein News-Feed erledigen dieselbe Aufgabe, ohne Telefonnummern in fremde Hände zu geben.
- 5
Auftritt unter deinem Namen
Wenn die App den Namen des Softwareanbieters trägt, verschenkst du Markenwirkung. White-Label bedeutet: dein Logo, deine Farben, deine Subdomain – für deine Kundinnen und Kunden ist es deine App.
- 6
Ausstieg ohne Geiselhaft
Kläre vor dem Vertrag, in welchem Format du deine Daten zurückbekommst. Ein vollständiger CSV- und PDF-Export sollte selbstverständlich sein, ebenso eine monatliche Kündigungsmöglichkeit.
Sechs Fehler, die Hundeschulen bei der Software-Auswahl machen
Jeder dieser Punkte kostet erfahrungsgemäß entweder Geld oder die Bereitschaft, das System überhaupt zu nutzen.
Zu groß gekauft
Verbandssoftware mit Mitgliederverwaltung und Buchhaltungsmodul ist für eine Einzeltrainerin Ballast. Starte mit dem, was du heute brauchst, und schalte Module später dazu.
Nur am Schreibtisch nutzbar
Abgerechnet wird auf dem Platz, nicht im Büro. Wenn die Software auf dem Handy unbrauchbar ist, landen die Stunden abends doch wieder in einer Liste.
Kein Plan für Funklöcher
Viele Trainingsplätze liegen außerhalb. Ohne Offline-Modus bleiben Abrechnung und Teilnahmeerfassung liegen, bis wieder Netz da ist.
Nur an sich gedacht, nicht an die Kunden
Eine Software nützt nur so viel, wie sie benutzt wird. Muss deine Kundschaft erst einen Store durchsuchen und etwas installieren, bleibt ein Teil bei WhatsApp und Telefon. Zähl nach, wie viele Schritte zwischen deiner Einladung und der ersten Buchung liegen.
Buchhaltung erst am Jahresende bedacht
Wenn Guthaben-Aufladungen, Bonusbeträge und tatsächliche Kursteilnahmen nicht getrennt erfasst werden, wird die Steuererklärung zur Rekonstruktionsarbeit.
Mitarbeitende nicht mitgedacht
Sobald ein zweiter Trainer dazukommt, brauchst du Rollen und Rechte – etwa damit Umsatzzahlen nicht für alle sichtbar sind.
Was eine Hundeschul-Software kostet
Preise werden meist pro Monat und gestaffelt nach der Zahl aktiver Kundinnen und Kunden berechnet. Der Rahmen im deutschsprachigen Raum liegt bei etwa 25 bis 100 Euro monatlich.
Wachsende Hundeschulen
Ab mehreren Trainerinnen, Wartelisten und regelmäßigen Kursstarts kommen Rollen und Rechte, Automatisierung und eigenes Branding dazu. Üblich sind 50 bis 70 Euro im Monat.
Große Schulen und Verbände
Hier zählen unbegrenzte Kundenzahlen, Buchhaltungsexport, Prioritäts-Support und Schnittstellen. Der Rahmen liegt bei 90 bis 120 Euro im Monat.
Achte zusätzlich auf Transaktionsgebühren bei Online-Zahlungen und auf Kosten pro zusätzlichem Kunden über dem Inklusivkontingent. Die aktuellen Konditionen von PfotenCard stehen auf der Preisseite.
Umstieg in vier Schritten
Der Wechsel scheitert selten an der Software, sondern am fehlenden Plan für die Bestandskunden.
- 1
Bestand exportieren
Ziehe aus deinem bisherigen System oder deiner Excel-Liste Name, E-Mail, Hund und offenes Guthaben. Mehr braucht der Import nicht.
- 2
Kurse und Regeln abbilden
Lege Trainingsarten, Preise, Stornofristen und – falls gewünscht – ein Level-System an. Das ist der Teil, der die spätere Automatisierung trägt.
- 3
Restguthaben übernehmen
Vorhandenes Altguthaben wird beim Anlegen als Startguthaben eingebucht. Kundinnen und Kunden sehen ihren Stand sofort in der App und müssen nichts nachweisen.
- 4
Kunden einladen
Der Einladungslink führt direkt in die App im Branding deiner Hundeschule. Ein App-Store-Download entfällt, die Installation auf dem Homescreen ist optional.
Häufige Fragen zur Hundeschul-Software
- Was ist eine Hundeschul-Software?
- Eine Hundeschul-Software bündelt die Verwaltungsaufgaben einer Hundeschule an einem Ort: Kunden- und Hundeakten, Kurs- und Terminplanung, Buchungen, Guthaben, Rechnungen und die Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden. Statt Excel-Liste, Papierkalender und WhatsApp-Gruppe arbeitet die Hundeschule mit einem System, auf das auch Kundinnen und Kunden Zugriff haben.
- Was kostet eine Software für Hundeschulen?
- Gängige Lösungen für Hundeschulen im deutschsprachigen Raum bewegen sich zwischen etwa 25 und 100 Euro pro Monat, abhängig von der Zahl der Kundinnen und Kunden und dem Funktionsumfang. PfotenCard startet bei 29 Euro im Monat, bietet zwei Monate gratis bei jährlicher Zahlung und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen.
- Brauche ich technische Kenntnisse, um umzusteigen?
- Nein. Die Einrichtung läuft über einen geführten Assistenten: Kurse, Preise, Level und Regeln werden abgefragt, bestehende Kundendaten lassen sich per CSV importieren. Programmierkenntnisse sind nicht nötig, auch nicht für die eigene App oder die Widgets auf der Website.
- Sind meine Kundendaten DSGVO-konform gespeichert?
- Die Daten liegen auf Servern in Deutschland (Frankfurt). Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, eine dokumentierte Liste der Unterauftragsverarbeiter (Hosting, Zahlungsabwicklung) und einen Export aller Daten als CSV oder PDF – auch bei einem Anbieterwechsel.
- Kann ich meine Daten wieder mitnehmen?
- Ja. Alle Kunden-, Hunde-, Termin- und Umsatzdaten lassen sich jederzeit als CSV oder PDF exportieren. Für die Buchhaltung gibt es zusätzlich einen DATEV-Export (SKR03) sowie eine Rohdaten-ZIP.
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