Eine Hundeschul-Software soll Verwaltung abnehmen, nicht neue schaffen. Dieser Leitfaden beschreibt, welche Funktionen eine Hundeschule tatsächlich braucht, welche Fehler beim Auswählen typisch sind und wie der Umstieg abläuft, ohne dass Kundendaten verloren gehen.
Die meisten Anbieter werben mit derselben Liste an Schlagworten. Unterscheiden lassen sie sich erst an diesen sechs Punkten – sie entscheiden, ob die Software nach drei Monaten noch benutzt wird.
Eine Hundeschule verwaltet zwei Ebenen: Menschen und Hunde. Eine Software, die nur Teilnehmerlisten kennt, zwingt dich später zu Notizen am Rand. Achte darauf, dass Rasse, Alter, Impfstatus, Verträglichkeit und Trainingshistorie am Hund hängen – nicht am Menschen.
Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn Kundinnen und Kunden selbst buchen und stornieren. Das funktioniert nur, wenn das System Plätze hart begrenzt, Stornofristen durchsetzt und eine Warteliste automatisch nachrückt.
Hundeschulen rechnen selten nur nach Einzelstunde ab. Prüfe, ob Guthaben auf Vorkasse, Abo-Modelle und Einzelrechnungen parallel möglich sind – und ob Bonusguthaben aus Aktionen sauber von echten Einnahmen getrennt wird, sonst stimmt die Buchhaltung nicht.
WhatsApp-Gruppen sind bei Trainingsausfall praktisch und datenschutzrechtlich heikel. Ein integrierter Chat, Push-Benachrichtigungen und ein News-Feed erledigen dieselbe Aufgabe, ohne Telefonnummern in fremde Hände zu geben.
Wenn die App den Namen des Softwareanbieters trägt, verschenkst du Markenwirkung. White-Label bedeutet: dein Logo, deine Farben, deine Subdomain – für deine Kundinnen und Kunden ist es deine App.
Eine Software sollte nicht nur verwalten, was schon da ist. Prüfe, ob sie dir hilft, neue Kundinnen und Kunden zu gewinnen – etwa über ein Empfehlungsprogramm, einen rechtssicheren Newsletter oder buchbare Erstgespräche auf deiner Website – und ob du dein Wissen zusätzlich als Online-Kurs anbieten kannst.
Kläre vor dem Vertrag, in welchem Format du deine Daten zurückbekommst. Ein vollständiger CSV- und PDF-Export sollte selbstverständlich sein, ebenso eine monatliche Kündigungsmöglichkeit.
Jeder dieser Punkte kann entweder Geld kosten oder die Bereitschaft, das System überhaupt zu nutzen.
Verbandssoftware mit Mitgliederverwaltung und Buchhaltungsmodul ist für eine Einzeltrainerin Ballast. Starte mit dem, was du heute brauchst, und schalte Module später dazu.
Abgerechnet wird auf dem Platz, nicht im Büro. Wenn die Software auf dem Handy unbrauchbar ist, landen die Stunden abends doch wieder in einer Liste.
Viele Trainingsplätze liegen außerhalb. Ohne Offline-Modus bleiben Abrechnung und Teilnahmeerfassung liegen, bis wieder Netz da ist.
Eine Software nützt nur so viel, wie sie benutzt wird. Muss deine Kundschaft erst einen Store durchsuchen und etwas installieren, bleibt ein Teil bei WhatsApp und Telefon. Zähl nach, wie viele Schritte zwischen deiner Einladung und der ersten Buchung liegen.
Wenn Guthaben-Aufladungen, Bonusbeträge und tatsächliche Kursteilnahmen nicht getrennt erfasst werden, wird die Steuererklärung zur Rekonstruktionsarbeit.
Sobald ein zweiter Trainer dazukommt, brauchst du Rollen und Rechte – etwa damit Umsatzzahlen nicht für alle sichtbar sind.
Preise werden meist pro Monat und gestaffelt nach der Zahl aktiver Kundinnen und Kunden berechnet. Der Rahmen im deutschsprachigen Raum liegt bei etwa 25 bis 100 Euro monatlich.
Wer allein oder zu zweit arbeitet, braucht Kundenverwaltung, Terminbuchung und Guthabenverwaltung. Realistisch sind 20 bis 40 Euro im Monat. Bei PfotenCard startest du dauerhaft kostenlos im Free-Tarif (bis 25 aktive Kunden); der Solo-Tarif für 19 Euro im Monat deckt bis zu 100 Kunden ab.
Ab mehreren Trainerinnen, Wartelisten und regelmäßigen Kursstarts kommen Rollen und Rechte, Automatisierung und eigenes Branding dazu. Üblich sind 50 bis 70 Euro im Monat.
Hier zählen unbegrenzte Kundenzahlen, Buchhaltungsexport, Prioritäts-Support und Schnittstellen. Der Rahmen liegt bei 90 bis 120 Euro im Monat.
Achte zusätzlich auf Transaktionsgebühren bei Online-Zahlungen und auf Kosten pro zusätzlichem Kunden über dem Inklusivkontingent. Die aktuellen Konditionen von PfotenCard stehen auf der Preisseite.
Der Wechsel scheitert selten an der Software, sondern am fehlenden Plan für die Bestandskunden.
Ziehe aus deinem bisherigen System oder deiner Excel-Liste Name, E-Mail, Hund und offenes Guthaben. Mehr braucht der Import nicht.
Lege Trainingsarten, Preise, Stornofristen und – falls gewünscht – ein Level-System an. Das ist der Teil, der die spätere Automatisierung trägt.
Vorhandenes Altguthaben wird beim Anlegen als Startguthaben eingebucht. Kundinnen und Kunden sehen ihren Stand sofort in der App und müssen nichts nachweisen.
Der Einladungslink führt direkt in die App im Branding deiner Hundeschule. Ein App-Store-Download entfällt, die Installation auf dem Homescreen ist optional.
Dein Logo, deine Farben, deine Subdomain – und wie deine Kunden ohne Download hineinkommen.
Kundendaten, Hundeakten, Guthaben und Buchhaltung an einem Ort.
Selbstbuchung, Wartelisten und Stornoregeln ohne Doppelbelegung.
PfotenCard und andere Anbieter nebeneinander – Preismodell, Preise, Testphase, mit Quellen.
Starte kostenlos im Free-Tarif und teste 14 Tage alle Pro-Funktionen – wenn es nicht passt, exportierst du deine Daten und bist wieder raus.