Verwaltung

Hundeschule verwalten, ohne Zettelwirtschaft

Kundendaten in Excel, Impfpässe im Ordner, Guthabenstände auf Zetteln, Zahlungen im Kopf: Das funktioniert bis etwa dreißig Kundinnen und Kunden. Danach kostet es jede Woche Stunden. PfotenCard führt alles in einem System zusammen.

  • Kunden- und Hundeakten mit Impfstatus und Trainingshistorie
  • Guthaben aufladen, Bonusregeln laufen automatisch mit
  • Automatische Rechnungen und DATEV-Export
  • Rollen und Rechte für Mitarbeitende
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Sechs Bereiche, die eine Hundeschule verwalten muss

Erst wenn diese Bereiche im selben System liegen, hört das doppelte Pflegen auf.

  • Kundenakte

    Kontaktdaten, Einwilligungen, unterschriebene Dokumente, Guthabenstand und Zahlungshistorie an einer Stelle – statt verteilt auf Ordner, Mailpostfach und Notizbuch.

  • Hundeakte

    Rasse, Geburtsdatum, Impfstatus, gesundheitliche Besonderheiten, Verträglichkeit mit anderen Hunden und die komplette Trainingshistorie inklusive erreichter Level.

  • Dokumente und Nachweise

    Impfpass, Haftpflichtnachweis und Gesundheitszeugnis laden Kundinnen und Kunden selbst in der App hoch. Du siehst auf einen Blick, wo etwas fehlt oder abgelaufen ist.

  • Digitale Unterschriften

    Teilnahmebedingungen, Haftungsausschluss und Datenschutzhinweis werden vor dem ersten Training digital unterschrieben. Kein Papier auf dem Trainingsplatz.

  • Guthaben und Bonusregeln

    Kundinnen und Kunden laden Guthaben auf, das bei jeder Teilnahme automatisch abgebucht wird. Bonusregeln wie „ab 50 Euro Aufladung 5 Euro extra“ laufen automatisch mit; Aufladungen, Boni und Abbuchungen sind lückenlos nachvollziehbar.

  • Buchhaltung

    Automatische Rechnungen, DATEV-Export nach SKR03, Stichtags-Inventur offener Guthaben und Anbindung an sevDesk oder lexoffice.

Ein Trainingstag mit digitaler Verwaltung

Der eigentliche Unterschied zeigt sich nicht im Funktionsumfang, sondern im Ablauf eines normalen Tages.

  • Vor dem Training

    Du siehst die Teilnehmerliste mit Hunden, offenen Guthaben und fehlenden Nachweisen. Kurzfristige Absagen sind bereits nachgerückt.

  • Auf dem Platz

    Teilnahmen werden per Tippen abgehakt, das Guthaben wird sofort verrechnet. Ohne Netz läuft das im Offline-Modus weiter und synchronisiert später.

  • Nach dem Training

    Hausaufgaben verteilen, Level vergeben, Zertifikate erzeugen. Rechnungen und Zahlungseingänge laufen im Hintergrund.

Rechtssicher arbeiten

Hundeschulen verarbeiten Gesundheitsdaten von Tieren, Kontaktdaten von Menschen und Zahlungsinformationen. Das braucht eine saubere Grundlage.

DSGVO und Auftragsverarbeitung

Hosting in Frankfurt, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine dokumentierte Liste der Unterauftragsverarbeiter. Deine Kundinnen und Kunden willigen digital ein, die Einwilligung ist nachweisbar gespeichert.

Eigene Rechtstexte für deine Hundeschule

Impressum, AGB und Datenschutzerklärung deiner Hundeschule lassen sich aus Vorlagen befüllen, frei schreiben oder als PDF verlinken. Ändert sich ein Dokument, werden bestehende Kundinnen und Kunden automatisch zur erneuten Zustimmung aufgefordert.

Buchhaltung, die der Steuerberater annimmt

DATEV-Export nach SKR03, Rohdaten-ZIP und eine Stichtags-Inventur der offenen Guthaben. Bonusguthaben wird konsequent vom tatsächlichen Umsatz getrennt.

Datenexport jederzeit

Kunden-, Hunde-, Termin- und Umsatzdaten lassen sich als CSV oder PDF exportieren – für die eigene Ablage genauso wie für einen Anbieterwechsel.

Häufige Fragen zur Hundeschul-Verwaltung

Wie verwalte ich Kunden und Hunde in einer Hundeschule?
Sinnvoll ist eine zweistufige Struktur: der Mensch als Kundenkonto mit Kontaktdaten, Guthaben und Rechnungen, darunter ein oder mehrere Hunde mit Rasse, Alter, Impfstatus, Verträglichkeit und Trainingshistorie. In PfotenCard hängen Kursteilnahmen und Level am Hund, Zahlungen am Menschen – so bleibt die Abrechnung korrekt, auch wenn jemand mit zwei Hunden trainiert.
Wie rechne ich Trainingsstunden korrekt ab?
Jede Teilnahme wird direkt vom Guthaben des Kunden abgebucht. Das Guthaben wird entweder bar, per Überweisung oder online per Stripe aufgeladen. Bonusguthaben aus Aktionen wird getrennt geführt, damit in der Buchhaltung nur tatsächliche Einnahmen als Umsatz erscheinen.
Kann ich Rechnungen automatisch erstellen?
Ja. Rechnungen zu Guthaben-Aufladungen werden automatisch als PDF erzeugt und stehen den Kundinnen und Kunden in der App zum Download bereit. Rechnungsnummernkreis, Absenderdaten und Steuerangaben – auch die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG – hinterlegst du einmal in den Einstellungen.
Gibt es einen Export für den Steuerberater?
Das Buchhaltungsmodul liefert einen DATEV-Export nach SKR03 im Format Windows-1252, eine Rohdaten-ZIP, eine Stichtags-Inventur für offene Guthaben sowie Schnittstellen zu sevDesk und lexoffice.
Wie regele ich Zugriffsrechte für Mitarbeitende?
Unter Einstellungen, Mitarbeiter-Rechte vergibst du Rollen wie Admin oder Mitarbeiter und legst fein fest, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf. So kann eine Aushilfe Teilnahmen abrechnen, ohne Umsatzzahlen der Hundeschule zu sehen.
Wo liegen die Daten und wer hat Zugriff?
Die Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland (Frankfurt) gespeichert. Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; Unterauftragsverarbeiter sind ausschließlich Hosting (Vercel, Supabase) und Zahlungsabwicklung (Stripe). Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

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